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10/10/2019 - LEON VAN DEN BERG

Dick HortensiusLE SYSTEME D’ASSET MANAGEMENT EST REVU ET SIMPLIFIE

La norme ISO 55002 simplifie l'application de l'ISO 55001 relative aux SAM

En 2014, la série de normes ISO 55000 à 55002 sur l’asset management est entrée en vigueur et a déjà fait ses preuves depuis dans la pratique. Cependant, la dernière partie, ISO 55002, s'est avérée trop peu pratique pour constituer une bonne base pour l'application de l'ISO 55001. A la fin de 2018, il a donc été décidé de publier une mise à jour de la norme ISO 55002. Dick Hortensius, con­sultant du pôle Environnement et Société, a été étroitement associé à la révision de cette norme. Ci-dessous, il explique quelques points et répond à des questions critiques.

SÉRIE DE NORMES

  • ISO 55000: Asset management - Généralités, principes et terminologie
  • ISO 55001: Asset management - Systèmes de management - Exigences
  • ISO 55002: Syst. management - Directives relatives à l'application de l'ISO 55001


ROLE DU CONTEXTE DE L'ENTREPRISE DANS L’ASSET MANAGEMENT

La série de normes ISO 55000 semble simple. Elle prescrit essentiellement le maintien de la production par le biais de la maintenance, afin de participer aux objectifs fondamentaux de l'organisation et d'offrir ainsi une valeur ajoutée. Néanmoins, une révision s'imposait. Pourquoi?

Hortensius: “Les choses semblent parfois évi­dentes. Vous devez gérer une unité de production. Cela coûte de l'argent, il faut donc choisir une stratégie de maintenance dont les coûts sont proportionnels aux revenus, aux risques de dysfonctionnement des installations et aux objectifs de l'entreprise.

En effet, on pourrait dire qu'une grande partie de l’asset management exige simplement une approche terre à terre. Cependant, la pratique s'est avérée beaucoup plus complexe. Tout dépend de la taille de l'entreprise et donc de l'attribution des responsa­bilités au sein d'une organisation.

Dans une très petite entreprise, le gérant est dans la plupart des cas aussi le propriétaire et a le contrôle sur tout. Dans de telles situations d'affaires, l'impact d'une décision est tout de suite très clair, que l'on choisisse ou non d'investir dans le renouvellement et la maintenance, en fonction de la méthode appliquée.

Dans une grande entreprise, la distance entre l'atelier et la direction est souvent énorme. Par exemple, la probabilité que vous trouviez un membre de la direction dans l'atelier d'une raffinerie, est extrêmement faible et, si cela se produit, il y a peu de chance que ce dernier prenne conscience immédiatement de l'importance des mesures de sécurité spéciales pour ce genre de visite. Cela prouve qu'il n'est pas si facile pour un CEO de comprendre les tenants et aboutissants techniques des installations et ce que tout cela implique. Inversement, vous ne trouverez pas souvent un responsable de maintenance en plein conseil au siège social. En bref: les gens ne connaissent pas leurs univers respectifs et communiquent à des niveaux différents. Le responsable de maintenance s'exprime en termes techniques sur ce qui est nécessaire pour assurer le bon fonctionnement d'une installation, tandis que la direction use principalement de termes financiers et réfléchit à la meilleure manière d'atteindre les objectifs stratégiques. Dans ce contexte, c'est aux responsables intermédiaires qu'il incombe de permettre à ces univers de communiquer. L’asset management et en particulier la norme ISO 55002 est un outil solide dans ce sens.“

Pourriez-vous expliquer brièvement sur quoi porte cette série de normes?

  • La norme ISO 55000 définit les principes de base de l’asset management et son approche systématique. La norme fournit une vue d'ensemble et définit la terminologie. Elle répond surtout à la question de savoir pourquoi l’asset management est nécessaire.
  • La norme ISO 55001 traite des exigences relatives au système d’asset management (SAM). La norme indique la marche à suivre afin de mettre en place et d'ancrer un bon asset management au sein de l'organisation, et comment obtenir une certification.
  • La norme ISO 55002 donne des directives sur la meilleure façon de vous lancer dans l’asset management.

“Bref: ces normes ne représentent pas un système de gestion distinct et autonome, mais définissent plutôt l’asset management dans le cadre de la gestion stratégique et opérationnelle. En d'autres termes, l'intégration de l’asset management dans la gestion générale de l'organisation afin qu'elle contribue à l'atteinte des objectifs et du résultat de l'entreprise.“

La norme ISO 55002 a été modifiée notamment par l'ajout de sept annexes sur les relations croisées (voir encadré). Y a-t-il d'autres aspects déterminants à prendre en compte?

Hortensius: “Ce que nous avons utilisé ici, ce sont les éléments qui ont le plus été mis en évidence dans notre recherche sur les utilisateurs de la série 55000 en tant que facettes importantes de l’asset management, auxquelles la norme ISO 55002 version 2014 n'a pas apporté une réponse adéquate. Nous avons donc fait un choix, et bien sûr, tout choix peut avoir un côté arbitraire. En outre, les sept relations croisées sont également concernées par des relations réciproques sous-jacentes; par exemple, la gestion des risques et la notion de Valeur au sein d'une organisation jouent un rôle important dans les processus décisionnels relatifs à l’asset management.“

SCHEMA EN 8

Afin d'illustrer ses propos, Dick Hortensius a élaboré un schéma en 8.

Schema NEN ISO 50022

STRATEGIE

Hortensius: “Au sommet, il y a la direction de l'entreprise qui formule la stratégie. Cela se fait sur la base d'une analyse du contexte social – Où en sommes-nous sur le plan sociétal avec notre organisation et quelle est notre contribution dans ce sens, et quelles évolutions devrions-nous prendre en compte? – ainsi que des souhaits et des exigences des parties prenantes telles que les actionnaires et les clients, ou encore les gouvernements et les organisations sociales.

DE LA STRATÉGIE À LA POLITIQUE, EN PASSANT PAR LES OBJECTIFS

La stratégie est utilisée pour formuler une politique, des directives générales trop abstraites pour l'atelier. Les responsables intermédiaire traduisent ces politiques en objectifs de maintenance concrets, ce qui conduit à des stratégies d'entretien. P.ex., devez-vous effectuer un entretien à une fréquence fixe ou pouvez-vous l'organiser de manière flexible afin de pouvoir effectuer l'entretien uniquement?

CONTRÔLE & AUDIT

Les résultats de cette approche en entreprise font l'objet d'un contrôle et d'un audit. Sur cette base, les cadres intermédiaires font remonter les résultats et les problèmes identifiés au somme de la hiérarchie. Qui va à son tour étudier les informations transmises par le biais d'examens de gestion. Sur cette base, la stratégie ou un aspect particulier de la politique pourra être ajusté.

LINE OF SIGHT

Le rôle des responsables intermédiaires consiste à traduire les flux d'informations descendants et ascendants en informations compréhensibles pour chaque groupe-cible. L'homme ou la femme qui en est responsable, est l’asset manager. Pour lui ou elle, la norme ISO 55001 est essentielle. Pour la mettre en œuvre, vous avez besoin des instruments de la norme ISO 55002. Ce lien entre le niveau stratégique et le niveau opérationnel est connu dans l’asset management sous le nom de 'Line of Sight'.


DIX CHAPITRES, SEPT RELATIONS CROISEES

NEN Frans Dick HortensiusHortensius: “La norme ISO 55001 comprend dix chapitres, dont sept décrivent les principales composantes de la norme AMS, que nous avons correctement élaborées dans la norme ISO 55002. Cependant, il s'agit encore d'un cadre théorique et pour de nombreuses personnes, il est trop compliqué d'en arriver à une application opérationnelle à partir de cela. Ajoutez à cela les sept relations croisées, et vous obtiendrez des outils utiles pour permettre cette mise en œuvre.“

1. Valeur

Hortensius: “Laissez-moi vous expliquer cela en commençant par la relation croisée de la Valeur. Dans la norme ISO 55002:2018, nous expliquons ce que nous entendons par là. Cela est nécessaire pour relier les activités de l'organisation aux objectifs stratégiques. Une fois que vous connaissez la valeur ajoutée de vos actifs, vous pouvez, en tant que membre de la direction, prendre de meilleures décisions et estimer plus précisément les risques en cas de défaillance d'un actif. Le problème avec la Valeur, c'est que ce contexte est sensible et que différentes parties prenantes peuvent l'appréhender différemment. L'un privilégie la valeur financière des actifs, l'autre la mesure dans laquelle la sécurité environnementale est garantie, et le troisième la valeur sociale de ces actifs. Il est important que vous arriviez au final à une évaluation intégrée, et l'ISO 52002 aide les asset managers et les autres parties prenantes à faire ressortir toutes les dimensions possibles de la valeur des actifs et à déterminer ce qui compte le plus.“

2. Portée (Scope)

Hortensius: “La deuxième relation croisée, c'est le scope ou la portée du système d’asset management (SAM) d'une organisation. De nombreuses organisations se demandent si leur SAM est conforme à toutes les exigences de la norme ISO 55001, p.ex. pour savoir si elles peuvent envisager une certification. Mais comment déterminer si la portée est complète? Cette ligne directrice traite de facteurs pertinents tels que la répartition des rôles entre le propriétaire et l’asset manager, et le fournisseur de services. Comment les responsabilités et les activités sont attribuées, à quoi ressemble le processus de prise de décision et comment celui-ci peut être défini dans des contrats mutuels. L'obtention du certificat ISO 55001 dépendra du degré de res­ponsabilité en matière de planification et d'exécution de l’asset management.”

3. Plan Stratégique d’Asset Management

Hortensius souligne l'importance du Plan Stratégique d’Asset Management (PSAM). “Ce plan stratégique joue un rôle-clé dans la réussite d'un système d’asset management. Dans la pratique, cependant, de nombreux asset managers éprouvent des difficultés à en rédiger un. La norme ISO 55002 décrit l'importance du PSAM et la façon dont il constitue le ciment entre les plans stratégiques d'une organisation, d'une part, et ce que cela signifie pour l’asset management, d'autre part. La traduction des objectifs stratégiques en objectifs d’asset management se fait par l'inter­médiaire de ces plans. De plus, nous assistons l'auteur pour lui montrer quels sujets et composantes spécifiques un plan bien écrit devrait inclure. Grâce à cet outil en main, la rédaction d'un PSAM est en fait assez simple, après un bon travail de préparation évidemment.“

4. Prise de décision

Hortensius: “Vous pouvez faire des plans, mais il est au moins aussi important de prendre les bonnes décisions. La prise de décision en matière d’asset management est le quatrième maillon des relations croisées. La prise de décisions rapides et efficaces en matière d'actifs, combinées à l'atteinte d'un juste équilibre entre le coût, la performance et le risque, est au cœur de l’asset management. Quelles sont les performances souhaitées (à la lumière des valeurs à atteindre), quels sont les risques que cela ne fonctionne pas correctement, et combien voulons-nous investir dans ce cas pour que tout fonctionne à nouveau correctement? Lorsque vous prenez de telles décisions sur la base de critères dérivés des objectifs de l'organisation et de l’asset management établi, vous appliquez une politique cohérente et transparente. Pour ce faire, un bon cadre décisionnel est nécessaire, incluant le processus décisionnel lui-même, les critères de décision et les aspects administratifs déterminants. Il est particulièrement important que vous preniez en compte les différents scénarios, les options qui s'offrent à vous et les influences potentielles sur le cycle de vie de l'actif.“

5. Gestion des risques

Selon M. Hortensius, la gestion des risques est également un élément essentiel de l’asset management.

“Dans la norme ISO 55002 actualisée, l'accent est mis davantage sur ce point et sur le rapport inextricable qu'il entretient avec l’asset management. On pourrait dire que l’asset management consiste en grande partie à gérer les risques liés aux actifs; les risques qu'ils ne fonctionnent pas correctement, qu'ils ne créent pas de valeur ou que la fonctionnalité ne soit pas garantie tout au long de leur cycle de vie. Jusqu'à présent, ce point portait surtout sur des questions non financières.“

6. Finance

La nouvelle norme ISO 55002 intègre à présent parmi ses relations croisées la notion de Finances.

Hortensius: “Un élément extrêmement important de l’asset management. Pour de nombreuses organisations, les actifs représentent une part importante du capital avec lequel elles travaillent, et les décisions d’asset management ont souvent des conséquences financières majeures. Ici aussi, la relation entre l'atelier et l'arrêt de l'entreprise, entre l'attention portée aux performances techniques et l'attention portée aux coûts et au rendement, est importante. Il s'agit en fait d'un facteur d'intégration dans l’asset management, parce qu'il relie les personnes et les services tout en respectant les différents rôles, fonctions et structures hiérarchiques, mais qui sont tous impliqués dans le bon fonctionnement des processus et opérations de l'entreprise. C'est précisément parce que la collaboration est si importante que les données utilisées doivent être exactes et cohérentes, qu'il s'agisse de données financières ou non financières. Cette partie de la norme révisée aide à faire concorder la multitude et la diversité des données afin qu'elles puissent être utilisées comme pierre angulaire dans le processus décisionnel.“

7. Scalabilité

Hortensius: “La septième relation croisée concerne la Scalabilité, ou l'évolutivité de l’asset management pour toutes les tailles d'entreprise. La norme ISO 55002 révisée indique clairement que non seulement les multinationales, mais aussi les PME – à but lucratif ou non – peuvent bénéficier de l'efficience et de l'effi­cacité d'un bon SAM. Il s'applique également à toute forme d'actif et à tout environnement commercial.“ Les règles claires et la communication directe qui découlent du système d’asset management, sont précieuses pour toutes les entreprises. Chaque asset manager peut trouver dans la norme ISO 55002 la bonne stratégie de mise en œuvre en fonction des besoins et des possibilités de sa propre organisation. “D'ailleurs, une petite entreprise peut gérer des actifs pertinents et liés à de gros risques potentiels selon une stratégie responsable sur le plan social. C'est là aussi une facette de la scala­bilité: le système d’asset management doit être bien adapté à la gestion de ces risques sociaux.“

Il est remarquable que la révision ait été effectuée par de grandes organisations du secteur public telles qu'une société gestionnaire de l'eau potable et un opérateur de réseau. Qu'en est-il de la pétrochimie et du secteur manufacturier dans les PME?

“C'est vrai. Et c'est dommage, mais cela concerne les entreprises qui ont un intérêt extraordinaire à avoir un contrôle total sur leurs actifs, étant donné la valeur sociale importante d'une eau potable saine et sûre, et d'un transport sûr du gaz et de l'électricité, et de la garantie de sa continuité. C'est pourquoi ils y ont prêté beaucoup d'attention et ont réussi ainsi à cibler les faiblesses de la version précédente de l'ISO 55002“, explique Hortensius. “On pourrait dire que ces entreprises sont un exemple dans notre société et que d'autres entreprises peuvent utiliser leur expertise pour faire en sorte que tout se déroule au mieux en leur sein également. C'est inestimable pour les entreprises néerlandaises. Cependant, il serait arrogant de dire que nous sommes un pays guide. Sur le plan international également, une grande attention est portée à la bonne mise en œuvre de l’asset management“, explique Hortensius.

Une grande partie de la série de normes internationales a été créée sur la base des travaux d'organisations d'autres pays comparables au NEN. Les entreprises belges, françaises ou allemandes, et par extension les entreprises du monde entier, peuvent également bénéficier de cette série de normes.

Un des effets collatéraux positifs, c'est que tout le monde utilise le même langage et répond aux mêmes exigences, ce qui conduit à une uni­formisation des règles“, conclut le consultant motivé du cluster Environnement & Société du NEN.