naar top
Menu
Logo Print
10/10/2019 - LEON VAN DEN BERG

Dick HortensiusASSETMANAGEMENTSYSTEEM TOEPASSEN IS MAKKELIJKER GEWORDEN

Nieuwe ISO 55002 helpt bij toepassing ISO 55001 rond eisen managementsystemen

In 2014 kwam de normenserie ISO 55000 t.e.m. 55002 rond assetmanagement op de markt, die inmiddels haar nut heeft bewezen in de praktijk. Het laatste deel, ISO 55002, bleek echter te weinig praktijkgericht om een goede hulp te bieden bij de toepassing van ISO 55001. Daarom werd eind 2018 besloten om een update van ISO 55002 uit te brengen. Dick Hortensius, consultant bij de clus­ter Milieu & Maatschappij van NEN, was nauw betrokken bij de herziening van die norm. Hieronder licht hij een en ander toe en beantwoordt hij kritische vragen.

DE NORMEN OP EEN RIJTJE

  • ISO 55000: Assetmanagement – Overzicht, principes en terminologie
  • ISO 55001: Assetmanagement – Managementsystemen – Eisen
  • ISO 55002: Managementsystemen – Richtlijnen voor het toepassen van ISO 55001

ROL VAN BEDRIJFSOMVANG BIJ TOEPASSING ASSETMANAGEMENT

De normenserie ISO 55000 lijkt vanzelfsprekend. Ze schrijft in essentie voor om de productiemiddelen te handhaven door middel van onderhoud, om op die manier de kerndoelen van de organisatie te ondersteunen en zo een toe­gevoegde waarde te bieden. Toch bleek er nood aan een herziening. Waarom?

Hortensius: “Dingen lijken soms vanzelf­sprekend. Je moet een productiefaciliteit onderhouden. Dat kost geld, dus moet je een onderhoudsstrategie kiezen waarbij de kosten in verhouding staan met de opbrengsten, met de risico’s van eventueel niet goed functionerende faciliteiten, en met de doelen van het bedrijf. Je kunt inderdaad stellen dat heel wat assetmanagement gewoon gezond boerenverstand vereist. De praktijk blijkt echter een stuk weerbarstiger. Dat heeft alles te maken met de bedrijfsgrootte en dus met verantwoordelijkheidsverdeling binnen een organisatie."

"Bij een heel klein bedrijf is de bedrijfsleider in de meeste gevallen ook de eigenaar en heeft hij een grote span of control. In dergelijke bedrijfssituaties is het vrij snel duidelijk welke invloed een beslissing heeft, om al dan niet te investeren in vernieuwing en onderhoud en de manier waarop dat gaat."

"Bij een groot bedrijf is de afstand tussen werkvloer en hoger management in vele gevallen enorm groot. De kans dat je bijvoorbeeld iemand van het topmanagement op de werkvloer in een raffinaderij zult vinden, is buitengewoon klein en als dat al gebeurt, is de kans groot dat het voor die functionaris niet meteen duidelijk is dat voor zo’n bezoek speciale veiligheidsmaatregelen nodig zijn. Dat geeft aan dat het voor een CEO niet zo eenvoudig is om zich in te leven in het technische reilen en zeilen van installaties en wat daarvoor allemaal nodig is. Omgekeerd zul je een onderhoudsmonteur niet zo vaak op het hoofd­kantoor in de boardroom aantreffen. Kortom: men kent elkaars wereld niet en communiceert op een ander niveau. De onderhoudsmonteur drukt zich in technische termen uit over wat nodig is om een installatie veilig draaiend te houden, terwijl het topmanagement voornamelijk in financiële termen spreekt en nadenkt over hoe de strategische doelen het best te realiseren vallen. In die context is het de taak van het middenmanagement om die werelden te verbinden. Assetmanagement en met name ISO 55002 is daarvoor een degelijk stuk gereedschap.”

Kan u de hele normenreeks even kort onder het licht houden?

  • In ISO 55000 zijn de basis­beginselen van assetmanagement en de systematische aanpak ervan omschreven. De norm biedt een overzicht en omschrijft de terminologie. Ze geeft met name een antwoord op de vraag waarom assetmanagement noodzakelijk is.
  • ISO 55001 behandelt de eisen rond het assetmanagementsysteem (AMS). De norm geeft aan wat je moet doen om een goed assetmanagement op te tuigen en in de organisatie te verankeren, en hoe je een certificaat kunt verkrijgen.
  • In ISO 55002 wordt richting gegeven aan hoe je het best aan de slag kunt met asset­management.

“Voor alle duidelijkheid: het gaat bij deze normen niet om een apart, op zichzelf staand managementsysteem, maar om het managen van assets als een onderdeel van het bestaande strategische en operationele management. Met andere woorden, het inpassen van assetmanagement in het algemene management van de organisatie, zodat het bij­draagt aan het behalen van de bedrijfsdoelstellingen en het bedrijfsresultaat.”

Een belangrijke wijziging in ISO 55002 is de toevoeging van zeven bijlagen over dwarsverbanden (zie kaderstuk). Zijn er behalve deze zeven zaken nog andere die een rol spelen?

Hortensius: “Wat wij hier hebben gebruikt, zijn de zaken die in ons onderzoek naar ge­bruikers van de 55000-serie het meest naar voren kwamen als belangrijke facetten van assetmanagement, waarop de ISO 55002 versie 2014 onvoldoende antwoord gaf. We maakten dus een bepaalde keuze, en elke keuze is natuurlijk wel enigszins arbitrair. Bovendien zijn er zeker ook onderlinge relaties tussen de zeven dwarsverbanden; bijvoorbeeld Risicomanagement en het begrip Waarde dat een organisatie hanteert, spelen allebei een belangrijke rol in de besluit­vormingsprocessen rond assetmanagement.“

8-SCHEMA

Ter ondersteuning van zijn betoog tekent Hortensius een 8-schema.

8-schema Dick Hortensius

STRATEGIE

Hortensius: “Bovenin zie je de bedrijfstop die de strategie formuleert. Dat gebeurt tegen de achtergrond van de maatschappelijke contextanalyse – Waar staan we met onze organisatie in de maatschappij en wat is onze bijdrage daaraan, en met welke ontwikkelingen moeten wij rekening houden? – en de wensen en eisen van stakeholders zoals aandeelhouders en klanten, maar ook overheden en maatschappelijke groeperingen.“

VAN STRATEGIE OVER BELEID TOT DOELEN

Vanuit de strategie wordt een beleid geformuleerd, algemene richtlijnen die te abstract zijn voor de werkvloer. Het middenmanagement dient die beleidslijnen daarom te vertalen in concrete onderhoudsdoelen, wat leidt tot concrete onderhoudsstrategieën. Moet je bijvoorbeeld een onderhoud uit­voeren met een vaste regelmaat of kun je dat anders organiseren, zodat je het onderhoud laat plaatsvinden als dat nodig is?

MONITORING & AUDITING

De resultaten van deze werkvloeraanpak worden gemonitord en geaudit. Op basis daarvan koppelt het middenmanagement de resultaten en de geconstateerde problemen terug naar het topmanagement. Dat beoordeelt die informatie in managementreviews. Op basis daarvan kan de strategie of een bepaald beleidsaspect worden aangepast.

LINE OF SIGHT

De rol van het middenmanagement bestaat dus in het vertalen van top-down- en bottom-upinformatiestromen in voor de doelgroepen begrijpbare informatie. De man of vrouw die in dat verband daarvoor verantwoordelijk is, is de assetmanager. Voor hen is ISO 55001 essentieel. Om dat goed te implementeren, heb je echter de instrumenten van ISO 55002 nodig. Dat ver­band tussen strategisch en operationeel niveau wordt in assetmanagement wel de ‘Line of Sight’ genoemd.’”


TIEN HOOFDSTUKKEN, ZEVEN DWARSVERBANDEN

ISO 55001 Hoofdstukken Dwarsverbanden NEN Total Industrial MaintenanceHortensius: “ISO 55001 bestaat uit tien hoofdstukken waarvan er zeven de hoofd­onderdelen van het AMS beschrijven die we in ISO 55002 behoorlijk hebben uitgewerkt. Dat is echter nog steeds een theoretisch kader en voor veel mensen is het te ingewikkeld om van daaruit tot een werkende implementatie te komen. Als je de zeven dwarsverbanden daaroverheen legt, krijg je handige handvatten om die implementatie te realiseren.”

1. Waarde

Hortensius: “Laat mij dat toelichten, te beginnen met het dwarsverband Waarde. In ISO 55002:2018 leggen we uit wat we daarmee be­doelen in het kader van assetmanagement. Dat is noodzakelijk om de asset­managementactiviteiten te relateren aan de strategische doelen. Eens je de toegevoegde waarde van je assets kent, kun je als management beter beslissen en de risico’s bij de eventuele uitval van een asset nauwkeuriger inschatten. Het probleem met Waarde is dat die context gevoelig is en dat verschillende stakeholders die mogelijk anders beoordelen. De een kijkt naar de financiële waarde van de assets, de ander naar de mate waarin de milieuveiligheid is gewaarborgd, en een volgende naar de maatschappelijke waarde van die assets. Het is wel belangrijk dat je uiteindelijk tot een geïntegreerde waarde­bepaling komt, en ISO 52002 helpt asset­managers en andere betrokkenen om alle mogelijke dimensies van de waarde van assets boven tafel te krijgen en te bepalen wat het zwaarst meetelt.”

2. Reikwijdte (Scope)

Hortensius: “Een 2e dwarsverband is de scope of reikwijdte van het Asset Management Systeem (AMS) in een organisatie. Vele organisaties vragen zich af of hun AMS conform alle eisen in ISO 55001 is, bv. om te be­kijken of certificering al mogelijk is. Maar hoe bepaal je nu of het werkingsgebied volledig is? In deze richtlijn komen relevante factoren aan bod zoals de rolverdeling tussen de asset­eigenaar en -manager, en de service provider. Hoe de verantwoordelijkheden en activiteiten op el­kaar zijn afgestemd, hoe het besluit­vor­mings­proces eruitziet en hoe dat in onderlinge con­tracten vast te leggen valt. Uiteindelijk bepaalt de mate van verantwoordelijkheid die een organisatie heeft voor planning en uitvoering van assetmanagement, of een certificaat voor ISO 55001 kan worden behaald.”

3. Strategisch Asset Management Plan

Hortensius wijst op het belang van het Strategische Asset Management Plan (SAMP). “Dat Strategische Asset Management Plan vervult een sleutelrol in een succesvol asset­managementsysteem. In de praktijk blijken echter heel wat assetmanagers het lastig te vinden om er een te schrijven. ISO 55002 beschrijft het belang van SAMP en hoe dat de lijm vormt tussen de strategische plannen van een organisatie enerzijds, en wat dat betekent voor het assetmanagement anderzijds. De vertaalslag van strategische doelen naar assetmanagementdoelen gebeurt via die plannen. Aanvullend nemen we de schrijver bij de hand en tonen we welke specifieke onderwerpen en onderdelen een goed geschreven plan moet omvatten. Met dit hulpmiddel in de hand is het schrijven van zo’n SAMP eigenlijk betrekkelijk eenvoudig, weliswaar na het nodige voorbereidingswerk.“

4. Besluitvorming

Hortensius: “Je kunt wel plannen maken, maar minstens even belangrijk is het nemen van de juiste beslissingen. Asset Management Decision-making is het vierde dwarsverband. Het nemen van snelle, doeltreffende beslissingen over assets in combinatie om te komen tot de juiste balans tussen kosten, prestatie en risico’s, dat is de kern van assetmanagement. Wat zijn de gewenste prestaties (in het licht van de waarden die moeten worden gerealiseerd), wat zijn de risico’s dat dit niet goed loopt en hoeveel willen we in dat geval investeren om ervoor te zorgen dat het allemaal wel weer goed draait? Wanneer je dergelijke beslissingen neemt op grond van criteria ontleend aan de organisatiedoelen en het vastgestelde assetmanagementbeleid, voer je een consistent en transparant beleid. Om dat te kunnen doen, is een goed besluitvormingskader nodig met daarin opgenomen het besluitvormingsproces zelf, de criteria voor beslissingen en bestuurlijke aspecten die een rol spelen. Daarbij is het belangrijk dat je rekening houdt met verschillende scenario’s, opties waaruit te kiezen valt en ook wat de invloeden zijn op de life cycle van asset.”

5. Risicomanagement

Ook Risicomanagement is volgens Hortensius een essentieel deel van assetmanagement.

“In de vernieuwde ISO 55002 krijgt dit meer nadruk en wordt ook het onlosmakelijke verband met assetmanagement inzichtelijk gemaakt. Je kunt stellen dat het bij assetmanagement in belangrijke mate gaat om het managen van de risico’s van assets; de risico’s dat ze niet goed functioneren, geen waarde toevoegen of dat de functionaliteit gedurende de levenscyclus niet in stand blijft.”

6. Finance

Nieuw in ISO 55002 is het dwarsverband Financiën.

Hortensius: “Een ontzettend belangrijk onderdeel van assetmanagement. Voor veel organisaties vormen assets een belangrijk deel van het kapitaal waarmee er wordt gewerkt, en assetmanagementbeslissingen hebben vaak grote financiële consequenties. Ook hier gaat het om de relatie tussen werkvloer en bedrijfstop, tussen de aandacht voor technische prestaties en de aandacht voor kosten en rendement. Het is in feite in assetmanagement een integrerende factor omdat het een verbinding legt tussen mensen en afdelingen met verschillende rollen, functies en hiërarchische structuren, maar die alle betrokken zijn bij het goed verlopen van bedrijfsprocessen en de bedrijfsactiviteiten. Juist omdat de samenwerking zo belangrijk is, moeten de gegevens die worden gebruikt, accuraat en consistent zijn, of het nu financiële gegevens of niet-financiële gegevens zijn. Dit onderdeel van de hernieuwde norm helpt om de veelheid en diversiteit aan gegevens op een juiste manier af te stemmen, zodat het als onderlegger gebruikt kan worden in het besluitvormingsproces.”

7. Schaalbaarheid

Hortensius: “Een zevende dwars­verband is de Schaalbaarheid van assetmanagement voor alle orga­nisatiegrootten. De herziene ISO 55002 maakt duidelijk dat niet enkel multinationals, maar ook mkb’s – profit of non-profit – kunnen profiteren van de efficiency- en effectiviteitsslag van een goed AMS. Het is bovendien toepasbaar voor iedere assetvorm en voor elke bedrijfsomgeving.” De duidelijke regels en de directe communicatie die uit het assetmanagementsysteem volgen, zijn voor alle bedrijven waardevol. Iedere asset­manager kan in ISO 55002 de juiste aanvliegroute vinden om het in te vullen volgens de behoeften en mogelijkheden van de eigen organisatie.

“Overigens kan een klein bedrijf maatschappelijk zeer relevante en risicovolle assets beheren. Ook dat is een facet van schaalbaarheid: het assetmanagementsysteem moet wel zijn afgestemd op het goed omgaan met die maatschappelijke risico’s.”

Het is opmerkelijk dat de herziening gemaakt is door grote organisaties uit de publieke sector zoals een drinkwaterbedrijf en een netbeheerder. Wat met de petrochemie en de maaksector in het mkb?

“Klopt. Dat is jammer, maar het gaat wel om bedrijven die een buitengewoon belang hebben om honderd procent grip te hebben op hun assets, gezien de belangrijke maatschappelijke waarde van gezond en veilig drinkwater en veilig transport van gas en elektriciteit, en de continuïteit daarvan. Daarom besteden ze er veel aandacht aan en konden zij ook de zwakke plekken in de vorige versie van ISO 55002 beter benoemen”, meent Hortensius.

“Je zou kunnen zeggen dat deze bedrijven een voorbeeldfunctie hebben in onze samen­leving en dat andere bedrijven hun expertise kunnen aanwenden om ook bij hen de zaken goed op orde te kunnen krijgen. Dat is van onschatbare waarde voor Nederlandse bedrijven. Het zou echter arrogant zijn om te zeggen dat wij een gidsland zijn. Ook internationaal is er veel aandacht voor een goede invulling van assetbeheer”, verduidelijkt Hortensius. “Een groot deel van de internationale normenserie kwam tot stand op grond van het werk van met NEN vergelijkbare organisaties in andere landen. Ook Belgische, Franse of Duitse bedrijven, en bij uitbreiding firma’s van eender waar over de ganse wereld kunnen op die manier dus profiteren van de normenserie. Een aardig bijeffect is dat iedereen daarbij dezelfde taal hanteert en aan dezelfde eisen voldoet, zodat er dus sprake is van level playing field”, besluit de gedreven consultant bij de cluster Milieu & Maatschappij van NEN.